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Noticias de EEC ALUMNI

Productividad Personal

Conceptos básicos para organizarnos mejor en nuestro día a día

18/09/2014

Diego Rojas ofreció por primera vez en EEC Alumni un taller sobre productividad personal, temática novedosa que ha tenido una muy buena acogida. Además tuvimos la suerte de contar con Israel Alcázar quien en tiempo real fue traduciendo las palabras de Diego en lenguaje visual. Acompañamos la noticia con sus dibujos sobre la charla. 

Uno de los mayores aprendizajes de la actividad fue la importancia de conocernos, de tomar consciencia de cómo funcionamos: a qué horas del día rendimos más, cuántas tareas abiertas podemos tener como tope para que nuestro rendimiento sea óptimo, qué cosas nos distraen más, etc. En definitiva, la productividad personal es cómo nosotros, con nuestras herramientas, podemos hacer mejor uso de nuestro tiempo, por tanto, el primer paso es buscar nuestro propio sistema. Y para ello necesitamos tomar consciencia de nosotros mismos y de nuestro funcionamiento óptimo.  

Una vez cumplida esta fase de “autoconocimiento”, podemos elegir entre un sinfín de conceptos y herramientas sobre productividad, las cuales nos ayudarán a optimizar nuestro día a día. Algunas de las que nos habló Diego fueron:

Vaciar cabeza. La mente no es eficaz recordando cosas, por eso, debemos liberarla para que ésta pueda ser más creativa. Cuando liberamos nuestra mente ya podemos priorizar y procesar las tareas y los proyectos y nuestra cabeza estará más descansada.

Tener objetivos claros. Se trata de una herramienta fundamental. Hemos de tener objetivos a varios niveles (diarios, semanales, mensuales, anuales e, incluso, vitales). Lo importante es que todos estén ligados, por ejemplo, que lo que hagamos cada día esté ligado a nuestros objetivos mensuales, lo que hagamos cada mes a nuestros objetivos anuales, etc. Por ello, cada vez que queramos hacer algo nos plantearemos, ¿es relevante para mis objetivos?

Conseguir foco. Nos permite estar centrados en la tarea, más calidad y más eficiencia.  En palabras de Diego, “tenemos que dejar de empezar y empezar a terminar”. El multitask o el tener mucho trabajo abierto generan estrés y disminuyen nuestro rendimiento. Por tanto, hemos de saber con cuántas tareas abiertas nuestro rendimiento es óptimo.

Dividir tareas. Al cerebro no le suele gustar planificar ideas o tareas generales. Por ejemplo: planificar las vacaciones. El riesgo es que esto nos lleve a procrastinar. Lo recomendable es dividir nuestras tareas en acciones concretas y saber cuál es el siguiente paso que daremos. Por ejemplo: buscar un hotel en Tripadvisor.

Evitar la procrastinación, es decir, postergar tareas relevantes por otras agradables o irrelevantes. Para evitarla, es importante tener objetivos claros y saber qué queremos conseguir con cada tarea, conectando por tanto nuestra acción con nuestra meta y motivación a largo plazo. Evitaremos también postergar una tarea si aprendemos a dividirla en acciones concretas. En palabras de Diego, “las mayoría de tareas no son urgentes, se transforman en urgentes porque las hemos procrastinado”.  

Gestionar interrupciones. No podemos evitarlas, pero sí combatirlas. El primer paso es saber cuáles son las interrupciones más frecuentes que tenemos y ponerles freno. Si ante un compromiso tenemos varias opciones (si/no/si, pero/déjame pensarlo), ante una interrupción, también podemos ser asertivos y antes de “decirle que sí” podemos valorar el grado de urgencia que tiene la persona y decidir si atender la interrupción en ese mismo momento o posponerla. Es igualmente importante respetar el tiempo del otro, ya que, tal y como destacó Diego, “lo primero para que no nos interrumpan es ser respetuosos con el tiempo y trabajo de los demás”.

Os dejamos algunos blogs muy interesantes sobre productividad personal:

 

Think Wasabi

El Canasto

Óptima Infinito

Marca la diferencia

Facile Things

Zen Habits

Y también algunas APP ’s y plataformas:

Trello

Asana -iqtell

Any.do -Wunderlist -Remember the milk -

Google task

Evernote

Toggl

Pocket

Teamviz

ifttt -zapier

Mindmeister -Simple mind

Noteshelf

Esta actividad tuvo lugar el 17 de septiembre en la sede de EEC Madrid. 

 

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